HOW TO WRITE / 記入例つき
引き継ぎ書の例文。
8項目の書き方とNG例引き継ぎ書の例文。
8項目の書き方と
NG例
月次請求の例文を見ながら、開始条件・完了条件・例外・確認先の8項目を書ける。 まず止められない5業務だけを、更新できる一行へ変える。
引き継ぎ書は、前任の知識をすべて書き出す作文ではない。
後任が「いつ始め、どこまで進め、迷ったら誰へ確認するか」を判断するための業務表。 まず重要業務を少数に絞り、読んだ人が次の行動を選べる形にする。
書き終えたと判断する基準後任が一行を読み、次回の業務を試せる。未確認には確認先と期限が付いている。
01
「説明の記録」から「実行の入口」へ
引き継ぎ書で最低限そろえたいのは、次の3つ。
- 業務が始まる条件と、完了したと判断する条件
- 通常どおり進まない場合の例外と確認先
- 次に動く担当者、期限、現在の状態
手順の詳細が既存マニュアルにあるなら、同じ説明を複製せず保存先を示す。引き継ぎ書は全体の入口として使う。
02
一行に書く8項目
一目で区別できる具体名
いつ着手するか
どこまで進めば完了か
最新版を開く場所
通常と違う条件、未解決の質問
判断できる役割や管理者
次に動く人と確認日
今どこまで進んだか
項目を増やしすぎない。詳細手順、契約書、社内規程は正本へのリンクでつなぎ、同じ情報を複数箇所で更新しない。
03
曖昧な言葉を、確認できる言葉へ
月次請求を例に、短く書き換える。
請求書対応
月次請求書の作成・送付
毎月
毎月第3営業日の午前
送付する
責任者承認後、顧客へ送付済み
残りの項目も同じ。人名だけではなく役割、場所だけではなく保存経路、「対応中」だけではなく残っている確認を書く。
毎月第3営業日 / 責任者承認後に送付済み / 差戻し時の再提出期限は要確認 / 経理責任者へ8月20日までに確認
04
最初の5件を30分で作る
- 05分止まると影響が大きい定常業務を5件選ぶ
- 10分発生条件と完了条件を書く
- 10分例外・未確認と確認先を書く
- 05分担当者・期限・状態を付ける
分からない項目を推測で埋めず、「未確認」と書き、確認先と期限を決める。完成を待つより、次の確認ができる状態にする。
05
無料Excelへ、そのまま記入
ONE MEETING / PDF + XLSX
資料作成より先に、最初の面談を進めたいとき
8項目を自分で書ける場合は無料Excelで足りる。面談が7日以内で、優先5業務の選定、 30分の進行台本、確認先と期限を残す記録用紙まで必要な場合だけ、980円版を検討する。
- 価格
- 980円
- 形式
- PDF 2冊・15ページ＋XLSX 3シート
- 範囲
- 1チーム・初回面談1回
購入後24時間以内は返金申請可（note審査）。一般的な業務整理用で、人事・労務・法務・情報セキュリティの判断は扱わない。
WHEN A DOCUMENT IS NOT ENOUGH
4週間の進行と、後任の初回実行まで必要なとき
退職・異動日が決まり、前任・後任・責任者の3者調整、アクセス移管、未完了管理が必要な場面向け。 無料版で足りる場合は購入不要。
- 価格
- 4,980円
- 形式
- XLSX 10シート + PDF
- 販売
- note
購入者が所属する1チーム・1回の引き継ぎで利用可。購入後24時間以内は返金申請可（note審査）。 一般的な業務整理用で、人事・労務・法務・情報セキュリティの判断は扱わない。
06
よくある質問
引き継ぎ書はWordとExcelのどちらがよい？
業務を一覧で比べ、担当・期限・状態を更新するならExcelが扱いやすい。背景や判断経緯など長文が必要な業務は、別の文書や既存マニュアルへリンクする。
何件の業務を書けばよい？
最初から全業務を網羅せず、止まると影響が大きい定常業務を5〜10件選ぶ。残りは重要度を確認しながら追加する。
パスワードも一緒に書いてよい？
書かない。パスワード、秘密鍵、認証コード、復旧コードは、会社が承認した認証情報管理の手順で移管する。引き継ぎ書には所有者と移管状態だけを記録する。
利用上の注意
一般的な業務整理用。人事、労務、法務、契約、税務、情報セキュリティの判断は、社内担当者や専門家へ確認する。 パスワード、秘密鍵、認証コード、不要な個人情報は引き継ぎ書へ記入しない。