引き継ぎ時間が足りない。
管理者が今日決める3つ引き継ぎ時間が
足りないとき。
管理者が今日
決める3つ

ANSWER FIRST

今日決めるのは、この3つ

1. 01

   止められない業務を5件まで選ぶ

   継続・一時停止・後回しに分ける。全部の手順書を同時に作り始めない。

2. 02

   一時所有者と最初の実行日を決める

   正式な後任が未定でも、会社側の受け皿を空欄にしない。最初に試す日まで予定へ入れる。

3. 03

   正本とアクセスの新しい所有者を決める

   最新資料の場所、権限を移す相手、確認日を並べる。パスワードそのものは記録しない。

ここまで決まれば、今日の開始条件は満たせる。詳しい操作手順やきれいな資料は、 優先業務を後任が試して止まった箇所から直す。

WHAT THE SURVEY SHOWS

欠員を「すぐ補充できる前提」にしない

パーソル総合研究所の調査では、欠員が発生したケースの77.0%で補充がなかった。 後任の47.1%は引き継ぎ時間に不足を感じ、33.7%は必要な情報・資料を見つけられなかったと回答している。

さらに、欠員発生後に「他にも退職する人がいそうだ」と感じた後任は40.0%。 だからこそ、一人へ全部を寄せる前に、管理者が業務の優先順位と受け皿を決める。

出所

パーソル総合研究所「オフボーディングに関する定量調査」

調査時期

2024年2月16日〜20日

対象

勤務先従業員10人以上。前任・後任・上司 各1,350人

この調査が証明しないこと

本ページの3項目や当室商品の効果・因果関係

調査概要と解説を見る／調査報告書PDFを見る

当室の主対象には5〜9人企業も含むが、引用調査は従業員10人以上が対象。 5〜9人企業の発生率として77.0%を使わない。

FIRST 30 MINUTES

最初の30分は、資料作成ではなく割り振り

1. 0〜5分退職日・異動日と、確認に使える残り日数をそろえる
2. 5〜12分顧客・売上・支払・締切への影響で、優先5業務を選ぶ
3. 12〜20分各業務の一時所有者と、後任または代理者が最初に試す日を決める
4. 20〜27分正本の場所と、共有フォルダ・管理画面・社外窓口の新しい所有者を決める
5. 27〜30分未確認へ確認先と期限を付け、次の確認枠を予定へ入れる

終了時に残すのは、優先5業務、一時所有者、最初の実行日、正本、アクセスの新所有者、次の確認日。 未確認は削除せず、確認先と期限を付けて残す。

NOT FIRST

時間がない日に、先にしないこと

• ×全業務を同じ細かさで手順書にする
• ×正式な後任が決まるまで、所有者を空欄にする
• ×複数の共有先へ同じ資料を置き、どれが最新か曖昧にする
• ×パスワード、秘密鍵、認証コードを引き継ぎ表へ書く
• ×退職後に前任へ質問できることを、完了条件にする

優先業務を後任が一度試すと、直すべき場所が分かる。止まった箇所から資料と権限を更新する。

FAQ

よくある質問