OFFBOARDING REQUEST / 例文3通・コピー無料
退職者のIT対応を、
情シスへ依頼するメール例文
10〜50人の会社で、退職連絡をIT担当へ渡す人事・上長・事業主向け。 退職理由など不要な個人情報を広げず、対象・日時・移管先・未確定・返信期限を1通にまとめる。
結論：人事は「削除してください」だけを送らない。
情シスが必要なのは、対象者、最終勤務日時、扱う範囲、移管先、返信期限。 アクセス停止、データ移管、端末回収、保持、完全削除は同じ作業ではないため、実施方法を決めつけず、確認結果を返してもらう。
このページの対象退職が確定し、今日中に情シス・兼務IT担当へ初回連絡を送る人事、上長、事業主。アカウント操作そのものを行う管理者向け手順ではありません。
FIVE REQUEST FIELDS
依頼メールへ入れる5項目
- 01
案件IDと対象者
氏名の拡散を避け、社内で承認された識別子を使う
- 02
最終勤務日時と退職日
停止時刻を推測せず、人事・責任者が承認した日時を渡す
- 03
対象範囲
アカウント、SaaS、メール、ファイル、端末、入館手段を分ける
- 04
移管先
後任が未定なら一時所有者と判断者を置く
- 05
返信期限
完了だけでなく、未完了の担当と期限を返してもらう
宛先はIT対応に必要な担当者へ限定する。このサイトへ対象者情報を入力・送信する機能はありません。
COPY & EDIT
そのまま直して使える例文3通
○○、案件ID、日付、役割名を自社の情報へ置き換える。コピーは端末内で行い、このサイトへ本文を送信しない。
01 / 退職確定時の初回連絡
確定事項と未確定事項を分けて依頼する
件名：【退職IT対応依頼】案件ID OFF-○○／最終勤務日 ○月○日 情シス・IT担当各位 退職に伴うIT対応をお願いします。対象者を確認できる情報は、社内で承認された最小限の識別子だけを記載します。 案件ID：OFF-○○ 対象者：社員番号または社内で承認された識別子 所属：○○部 会社管理の主要ID：会社メールアドレスまたは管理ID（パスワード不要） 最終勤務日時：○月○日 ○:○○ 退職日：○月○日 対応確認の責任者：役割名／担当 確認をお願いしたい範囲 ・会社管理アカウントと業務SaaSの対象確認 ・メール、ファイル、予定、共有資源の移管先確認 ・PC、スマートフォン、入館手段など貸与物の回収確認 ・サインイン停止の実施予定と確認者 ・保持、ライセンス、削除を判断する担当者 引き継ぎ先：○○（未定の場合は一時所有者を記載） 未確定事項：○○ 未確定事項の確認者・期限：○○／○月○日 ○月○日までに、対象・担当・期限・確認方法をご返信ください。 ※退職理由、人事評価、健康情報、パスワード、認証コード、秘密鍵はこのメールへ記載しません。
02 / 最終勤務日が今日の場合
承認済みの停止時刻と未完了だけを伝える
件名：【本日対応】退職IT対応／案件ID OFF-○○／確認時刻 ○:○○ 情シス・IT担当各位 本日が最終勤務日のため、承認済みの時刻に沿ってIT対応をお願いします。 案件ID：OFF-○○ 対象者：社員番号または社内で承認された識別子 会社管理の主要ID：会社メールアドレスまたは管理ID（パスワード不要） 最終勤務時刻：○:○○ サインイン停止の承認時刻：○:○○ 確認責任者：役割名／担当 本日確認すること ・会社管理アカウントのアクセス状況 ・管理者、所有者、承認者の引き継ぎ先 ・メール、ファイル、予定、共有資源の未移管 ・PC、スマートフォン、入館手段の回収状況 ・停止後も残る未完了作業と次の担当 保持期間、完全削除、メール転送、端末初期化は、このメールだけで決めず、社内規程と各サービスの現行手順で確認してください。 ○:○○までに、完了／未完了／対象外と、未完了の担当・期限をご返信ください。 ※不正アクセスや情報漏えいの疑いがある場合は、通常の退職対応メールではなく社内のインシデント対応へ切り替えてください。
03 / 実施後の確認依頼
完了報告を、未完了の担当と期限まで残す
件名：【完了確認】退職IT対応／案件ID OFF-○○ 情シス・IT担当各位 案件ID OFF-○○の対応結果を確認します。 確認結果 ・アクセス停止：完了／未完了／対象外 ・データと所有権の移管：完了／未完了／対象外 ・メール、予定、共有資源：完了／未完了／対象外 ・貸与端末と入館手段：完了／未完了／対象外 ・ライセンス、保持、削除：完了／未完了／別判断 未完了項目：○○ 次の担当：役割名／担当 期限：○月○日 確認者：役割名／担当 次回確認日：○月○日 操作ログや個人情報をメールへ添付せず、会社が承認した保存先にある記録を参照してください。 認識違いがある場合は、○月○日までにご返信ください。
CHECK CURRENT ADMIN STEPS
停止・移管・削除の実操作は、公式手順へ戻す
Google Workspaceは削除前のデータ移行を案内し、Microsoft 365もアクセス停止、メール・OneDrive、端末、ライセンス、削除を別工程としている。 契約、権限、保持要件で手順が変わるため、この例文から直接操作しない。
公式ページは2026年8月15日に確認。画面・契約・保持要件は変わるため、実施時点の最新版を確認する。
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FAQ
よくある質問
対象者の氏名を書いてよい？
社内規程と宛先の権限に従い、照合に必要な最小限だけを書く。配布範囲を広げず、退職理由、評価、健康情報などIT作業に不要な情報は入れない。
アカウントの削除日時まで人事が指定する？
アクセス停止の承認時刻は渡せるが、保持、移管、完全削除は別判断。契約中サービスの仕様、社内規程、法務・セキュリティ要件を管理者が確認する。
緊急退職でも同じメールでよい？
不正アクセスや情報漏えいの疑いがある場合は通常フローへ載せず、社内のインシデント対応へ切り替える。証跡保全やアクセス遮断の判断は権限を持つ担当者が行う。
利用上の注意
一般的な社内連絡の整理用。人事・労務・法務・契約・情報セキュリティ判断、退職者対応、アカウント操作、データ保持、端末初期化を代行しない。 自社規程、権限、雇用契約、秘密保持、個人情報の扱いは社内責任者または専門担当へ確認する。