ACCOUNT & ACCESS TRANSFER / 兼務管理者向け
退職者アカウントを
削除する前に、
仕事の所有権を移す。
退職者のアカウントを止める作業と、メール・ファイル・SaaSの仕事を引き取る作業は別。 パスワードを書かず、所有者・停止日時・確認結果を1枚で追う。
Excel（.xlsx）／2シート・100行／会社名・メール入力なし
何を、誰へ、いつまでに。
承認済みの日時と実施者。
保持・課金・削除は別判断。
アカウントを消しても、仕事の所有権は自動では移らない。
サインインを止めるだけでは、共有メールの窓口、ファイルの所有者、SaaSの管理者、定例会の主催者が旧担当者のまま残る。 先に「誰が次に持つか」を決め、その後の停止・保持・削除を分けて追う。
このページの対象5〜30人の会社で、退職・異動時のIT作業も兼務する事業主、総務、情シス、マネージャー。
まだ情シスへ初回連絡を送っていない人事・上長は、先に退職IT対応の依頼メール例文3通から、対象・日時・移管先・未確定・返信期限を渡す。
THREE SEPARATE DECISIONS
「移す」「止める」「消す」を分ける
仕事を移す
データ、所有者、管理者、承認者、会議、社外窓口を次の担当へ。
アクセスを止める
会社の承認日時に、サインイン、特権、セッション、物理アクセスを確認。
保持・削除を決める
保持要件、契約、サービス仕様を確認し、判断者と実施結果を残す。
具体的な停止日時・保持期間・削除方法は、社内規程と各サービスの現行仕様を優先する。
情報漏えいの疑い、アカウント侵害、即時停止の指示がある場合は、この順番に固定しない。 社内のインシデント対応に従ってアクセス遮断と証跡保全を優先し、データ移管は管理者機能から行う。
FIVE PLACES TO LOOK
5つの棚卸し先
- 01
ログインの入口
Google Workspace、Microsoft 365、SSO、VPNなど。停止日時と実施者を置く。
- 02
メール・予定・会議
代表窓口、共有メール、転送、予定表、定例会の主催者と次の所有者を確認する。
- 03
ファイル・成果物
個人領域にある業務ファイル、共有ドライブ、サイト、レポートの移管先を決める。
- 04
業務SaaS・管理権限
顧客管理、会計、採用、制作、分析などの利用者・管理者・承認者を分けて確認する。
- 05
課金・連携・物理アクセス
ライセンス、請求先、API連携、共有端末、入館権限を担当者別に追う。
NINE-FIELD TRANSFER REGISTER
退職者1人を、今日から追える無料Excel
このExcelは、今回の退職対応を始めるための最小版。会社名やメールアドレスの入力は不要です。 架空例3行を削除または上書きし、システムごとに対応・期限・担当・確認結果を記録します。
- 2シート
- 退職対応一覧／使い方・購入判断
- 100行
- 対象者IDを含む10列。1行＝1システム
- 自動集計
- 未完了・期限超過・確認待ちを上部に表示
この無料版で足りる
退職者1人・1〜2システム・担当者1人。今回だけの対応。9,800円版へ移る目安
入社・異動・退職を繰り返し、5〜30システムを複数担当で追う。- サービス・管理画面・共有資源
- 会社管理のID・現在の役割（秘密情報なし）
- 業務データ・成果物の移管先
- 新しい所有者・管理者・承認者
- サインイン停止の実施者・予定日時
- 特権・共有・外部連携の確認状況
- デバイス・入館権限・共有端末の扱い
- ライセンス・課金・削除の判断者
- 実施結果・確認者・確認日
CHECK CURRENT ADMIN GUIDES
実操作は、契約中サービスの公式手順で確認する
管理権限、保持期間、復元可能期間、ライセンス、データ移管方法はサービスや契約で変わる。 この移管票で対象と所有者を決めた後、公式の管理者向け手順へ進む。
- Google Workspace 管理者ヘルプ：従業員の離職後にデータのセキュリティを維持する
- Microsoft Learn：元従業員を削除し、データを保護する手順
- IPA：組織における内部不正防止ガイドライン
IPAは、不要となった利用者ID・アクセス権の速やかな削除に加え、削除でアクセス記録が消える場合のロックとログ保全も示している。 「アカウントを残す」か「消す」かではなく、アクセス停止・証跡・データ保持を別々に確認する。
DO NOT PUT IN THE REGISTER
移管票へ書かないもの
- パスワード、秘密鍵、認証コード、復旧コード
- 私物端末・個人アカウントへ入るための情報
- 退職理由、評価、健康情報、不要な個人情報
- 未確認の削除日や保持期間を、確定事項として書くこと
START WITH THE WORK LIST
アカウント以外の業務も整理するなら、無料Excelへ
業務、完了条件、例外、確認先、担当、期限を1シートで整理。登録不要。
ONE HANDOFF / REPEATED IT CASES
業務1案件か、入退社ITの反復管理かで分ける
業務一覧から後任の初回実行まで1案件を追うなら4週間キット。 アカウント、端末、共有資源の担当・期限・確認結果を複数案件で繰り返し追うなら入退社ITタスクボード。 今回1件を自分で追える場合は購入不要。
- 4,980円
- XLSX 10シート + PDF / 業務引き継ぎ1案件
- 9,800円
- オフラインHTML + A4縦PDF 14ページ / 1事業で反復
FAQ
よくある質問
退職日にアカウントをすぐ削除すればよい？
一律には決められない。サインイン停止、データ・所有権移管、保持、ライセンス、削除は別の作業。社内規程と利用サービスの現行手順を確認し、削除前に必要な業務データと所有者を確認する。
パスワードを後任へ渡してもよい？
この移管票には書かない。個人用アカウントを共有せず、管理者機能で後任のID・権限・所有者を設定する。共有IDが残る場合も、社内の承認・変更手順に従う。
Google WorkspaceやMicrosoft 365の操作手順も同じ？
同じではない。版、契約、管理構成、保持要件で変わる。このページは作業の抜けを見つける一覧で、実操作は各サービスの公式管理者向け手順を確認する。
退職者本人の私物端末や個人アカウントを確認してよい？
このページの対象外。会社が管理し、確認権限と社内ルールが明確なアカウント・端末・業務記録だけを扱う。判断に迷う場合は情報セキュリティ・法務・人事労務の担当者へ確認する。
無料表と有料ツールのどちらを使う？
今回の退職案件1件を自分で追えるなら無料9項目で足りる。業務引き継ぎ1案件全体を2〜4週間追うなら4,980円。入社・異動・退職のIT作業を今後も複数案件で繰り返すなら9,800円。
利用上の注意
一般的な棚卸し・進行確認用。アカウント操作、保持・削除、監視、端末初期化、法務・労務・契約・情報セキュリティの判断を代行しない。 会社の権限・規程と各サービスの現行公式手順に従い、判断が必要な場合は担当部署・専門家へ確認する。